সূচনা
কলেজের তহবিলের নিরাপত্তা নিশ্চিত করার জন্য এই পদ্ধতিটি তৈরি করা হয়েছে, জবাবদিহিতা, সম্পূর্ণতা, সময়োপযোগীতা এবং নির্ভুলতার নীতি অনুসারে ব্যবসা পরিচালিত হয়। এই নীতিগুলির দ্বারা পরিচালিত, এইচসিসিসি 1) একটি দক্ষ উপায়ে উপযুক্ত চালানগুলির সময়মত অর্থ প্রদানের জন্য প্রচেষ্টা করে; এবং 2) GAAP অনুযায়ী বকেয়া দায় রিপোর্ট করুন। আরও, কলেজ আশা করে যে সম্প্রদায়ের সকল সদস্য এবং কলেজের সাথে ব্যবসা পরিচালনাকারী সমস্ত বিক্রেতারা এই নীতি অনুসরণ করবে।
নীচের পদ্ধতিগুলি শুধুমাত্র বিক্রেতাদের অর্থপ্রদানের সাথে সম্পর্কিত। নিম্নলিখিত বিভাগগুলির সাথে সম্পর্কিত অতিরিক্ত পদ্ধতির জন্য, অনুগ্রহ করে পড়ুন:
২. এই পদ্ধতি দ্বারা প্রভাবিত সত্তা
নীচের পদ্ধতিগুলি হাডসন কাউন্টি কমিউনিটি কলেজের সমস্ত বিভাগ এবং অফিসগুলিকে প্রভাবিত করে৷
III. সংজ্ঞা
পরিশোধযোগ্য হিসাব হল এক ধরনের স্বল্পমেয়াদী ঋণ যা সাধারণত ক্রেডিট থেকে কেনা পণ্য ও পরিষেবার জন্য তার সরবরাহকারী বা বিক্রেতাদের কাছে একটি সংস্থার পাওনা পরিমাণকে প্রতিনিধিত্ব করে। কলেজ সরবরাহকারী এবং বিক্রেতাদের ব্যবসার সাধারণ কোর্সে ব্যবহৃত পণ্য এবং পরিষেবাগুলি ক্রয় করার বাধ্যবাধকতা বহন করে। অ্যাকাউন্টস প্রদেয় বিভাগ ("এপি বিভাগ") অডিট এবং ইনভয়েস প্রক্রিয়াকরণ এবং কলেজের পক্ষে চালান যাচাই করার জন্য দায়ী৷
এপি বিভাগ এই উদ্দেশ্যের সাথে যুক্ত নিম্নলিখিত দায়িত্বগুলি সম্পাদন করে:
দায়িত্ব – AP বিভাগ নিশ্চিত করে যে সমস্ত কেনাকাটা অর্থ প্রদানের আগে যথাযথভাবে অনুমোদিত, যে চালানগুলি শুধুমাত্র একবার প্রদান করা হয়, এবং কলেজের সম্পদগুলি জালিয়াতি থেকে সুরক্ষিত থাকে। আরও, AP বিভাগ নিশ্চিত করে যে নিরীক্ষার উদ্দেশ্যে লেনদেনগুলি সঠিকভাবে নথিভুক্ত করা হয়েছে।
সঠিকতা - কলেজের বকেয়া দায় এবং খরচ উভয়ই সঠিকভাবে রিপোর্ট করার জন্য, AP বিভাগ ভাউচার প্রক্রিয়া এবং সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্টে বিক্রেতার ডেটা রেকর্ড করে।
ই-চেকস লেনদেন - একটি চেকের পরিবর্তে কর্মচারীদের ইলেকট্রনিক আর্থিক অর্থ প্রদান।
বাজেট চেক -যে পদ্ধতির মাধ্যমে বিভাগ নিশ্চিত করে যে কলেজের আর্থিক প্রতিশ্রুতি এবং খরচ তাদের নিজ নিজ বাজেটের বেশি না হয়।
সম্পূর্ণতা - প্রদত্ত সমস্ত সম্মত পণ্য এবং অর্থপ্রদানের অনুমতি দেওয়ার জন্য সম্পাদিত পরিষেবা সম্পর্কে নির্দিষ্ট, প্রয়োজনীয় তথ্য। এটি নিম্নলিখিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
ক্রয় আদেশ (PO) - একটি ক্রয় আদেশ হল কলেজ দ্বারা বিক্রেতাকে জারি করা একটি নথি যা বিক্রেতা প্রদান করবে এমন পণ্য এবং/অথবা পরিষেবাগুলির প্রকার, পরিমাণ এবং মূল্যের উপর সম্মত হয়।
যথাকালীনতা - রেন্ডার করা সময়ের মধ্যে পণ্য ও পরিষেবার জন্য রিপোর্ট করা খরচ, সময়মত অনুমোদিত চালান পরিশোধ করার জন্য (নেট 30), এবং যেকোন প্রযোজ্য ভেন্ডর ডিসকাউন্টের সুবিধা নেওয়া। এই কারণে, AP বিভাগে একটি সম্পূর্ণ চালানের সময়মত উপস্থাপনা গুরুত্বপূর্ণ। বিক্রেতাদের সমস্ত চালান সরাসরি AP ডিপার্টমেন্টে পাঠাতে নির্দেশ দেওয়া উচিত এবং ক্যাম্পাসের পরিচিতিতে নয়। কলেজের প্রাপ্তি বিভাগ দ্বারা AP বিভাগে প্রাপ্তির সময়মত শংসাপত্র AP বিভাগকে বিক্রেতাদের সময়মত অর্থ প্রদানের অনুমতি দেওয়ার প্রক্রিয়ার জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
ভাউচারিং - একটি বিক্রেতাকে অর্থ প্রদানের অভ্যন্তরীণ অভিপ্রায়। ভাউচার হল কলেজ দ্বারা উত্পাদিত একটি নথি এবং চালান প্রাপ্তির পরে এবং ক্রয় আদেশ এবং নথি গ্রহণের সাথে মিলে যাওয়ার পরে একটি বিক্রেতাকে জারি করা হয়। অনুমোদিত ভাউচার, প্রক্রিয়া করা হলে, চেক বা ই-চেক পেমেন্ট হয়ে যায়।
IV নীতি পদ্ধতি
কলেজের অ্যাকাউন্টস প্রদেয় নীতি মেনে চলার জন্য নীচের পদ্ধতিগুলি প্রয়োগ করা হবে এবং নিশ্চিত করা হবে যে প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি সঠিক আছে; সঠিকভাবে, সঠিকভাবে এবং দক্ষতার সাথে রেকর্ড করা হয়েছে; শুধুমাত্র একবার প্রক্রিয়া করা হয়; এবং যথাযথভাবে আর্থিক বিবৃতিতে নথিভুক্ত। অর্থপ্রদান প্রক্রিয়া করার জন্য, কলেজের পদ্ধতির অধীনে সমস্ত চালান অনুমোদিত হতে হবে। অ্যাকাউন্টস প্রদেয় বিভাগ নিম্নলিখিত পদ্ধতিগুলি মেনে চলবে:
1. বিক্রেতাদের অবশ্যই সহকর্মী পোর্টাল সিস্টেমে প্রবেশ করতে হবে।
2. একটি সম্পূর্ণ W-9 সহকর্মী পোর্টাল সিস্টেমে প্রবেশ না করা পর্যন্ত বিক্রেতাদের অর্থ প্রদান করা হবে না, এবং একটি রেজোলিউশন বোর্ড অনুমোদিত হয় (যদি প্রয়োজন হয়)।
3. AP বিভাগ দ্বারা প্রাপ্ত চালান তারিখ স্ট্যাম্প করা হবে.
4. চালানগুলি সরাসরি এপি বিভাগে জমা দিতে হবে। যদি একটি চালান সরাসরি গ্রহণকারী বিভাগে পাঠানো হয়, তাহলে বিভাগের দায়িত্ব হল বিক্রেতার দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করা পণ্যগুলি বিতরণ করা হয়েছে এবং চালানে পরিষেবাগুলি সম্পাদিত হয়েছে তা পর্যালোচনা এবং স্বীকার করার পর অবিলম্বে চালানটি AP বিভাগে প্রেরণ করা। এটি শর্তাবলীর মধ্যে অর্থ প্রদানকে সহজতর করবে এবং ভুল স্থানান্তর, হারিয়ে যাওয়া বা আটকে থাকা চালানগুলির ঝুঁকি হ্রাস করবে যা সঠিক অ্যাকাউন্টিংয়ে বিলম্ব ঘটায় এবং কলেজের উচ্চ খরচ এড়াতে পারে। বিভাগীয় অফিসে চালান রাখা উচিত নয়।
5. শুধুমাত্র অনুমোদিত AP বিভাগের কর্মীরা সহকর্মী পোর্টাল সিস্টেমে লগ ইন করতে এবং চালান প্রক্রিয়া করতে পারে।
6. অ্যাকাউন্টের প্রদেয় ভাউচারগুলি অবশ্যই একটি আসল চালান, কলেজ অনুমোদিত ক্রয় আদেশ এবং পণ্য ও পরিষেবার নথিভুক্ত রসিদ সহ সমর্থন করতে হবে। ক্রয় আদেশ এবং প্রাপ্তির ডেটা HCCCC কর্মীদের দ্বারা সহকর্মীর মধ্যে প্রবেশ করাতে হবে।
7. চালানটিতে অবশ্যই প্রদত্ত পরিষেবা বা পণ্য সরবরাহের বিশদ বিবরণ, পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহের তারিখ(গুলি) এবং HCCC অবস্থান যেখানে পরিষেবাগুলি সরবরাহ করা হয়েছিল বা পণ্য সরবরাহ করা হয়েছিল তার বিশদ বিবরণ থাকতে হবে। সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদান না করা পর্যন্ত পর্যাপ্ত তথ্যের অভাবের চালানগুলির অর্থপ্রদান বিলম্বিত হতে পারে।
8. চালানটি যদি আংশিক অর্থপ্রদানের জন্য হয়, তবে বিক্রেতাকে অবশ্যই চালান বা চুক্তিতে ব্যবস্থাটি স্পষ্টভাবে নির্দেশ করতে হবে। এই পরিস্থিতিতে, বিক্রেতাকে একই স্তরের ডকুমেন্টেশন প্রদান করতে হবে, যেমনটি উপরে IV.7 এ বর্ণিত হয়েছে।
9. চালান নম্বরগুলি বিক্রেতার দ্বারা সরবরাহ করা সহকর্মী পোর্টাল সিস্টেমে প্রবেশ করানো হয়। চালান নম্বরের পরিবর্তন ডুপ্লিকেট প্রসেসিং হতে পারে। এপি বিভাগের অনুমতি ছাড়া পরিবর্তন কঠোরভাবে নিষিদ্ধ।
10. চালান তথ্যের এন্ট্রি সম্পূর্ণ, সঠিক এবং বৈধ।
11. বিভাগ দ্বারা সহকর্মী পোর্টাল সিস্টেমে সমস্ত পণ্য এবং পরিষেবা অবশ্যই গ্রহণ করতে হবে। অর্ডারিং বিভাগে সরাসরি পাঠানো পরিষেবা এবং পণ্যগুলির জন্য, অর্ডারিং বিভাগের দায়িত্ব হল AP বিভাগকে অবহিত করা যে পরিষেবা বা পণ্যগুলি সন্তোষজনকভাবে পেমেন্ট প্রক্রিয়ার জন্য সিস্টেমে গৃহীত হয়েছে এবং গৃহীত হয়েছে৷
12. ক্রয় আদেশ এবং চালানের মধ্যে পার্থক্য পতাকাঙ্কিত করা হবে, গবেষণা করা হবে এবং পেমেন্ট প্রক্রিয়াকরণের আগে সমাধান করা হবে। পার্থক্যগুলির মধ্যে বিভিন্ন বিক্রেতার নাম, পরিমাণের অসঙ্গতি বা ডলারের অমিল অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, তবে সীমাবদ্ধ নয়।
13. কোনো চালানে বিক্রয় কর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয় কারণ কলেজ একটি কর-মুক্ত সত্তা। AP বিভাগ বিক্রেতাকে কর-মুক্ত অবস্থা সমর্থন করার জন্য ডকুমেন্টেশন প্রদান করবে, প্রয়োজনে বিক্রয় কর ছাড় নম্বর এবং শংসাপত্র সহ।
14. মূলধন সম্পদের সমস্ত ক্রয় AP বিভাগ দ্বারা প্রক্রিয়া করা হয়।
15. AP বিভাগ সমস্ত অনুমোদিত পেমেন্ট রেকর্ডের ঠিকানায় মেইল করবে। বিশেষ হ্যান্ডলিং জড়িত কোনো পেমেন্ট, যেমন রাতারাতি চালান বা ব্যক্তিগতভাবে পিকআপ, অগ্রিম অনুমোদন প্রয়োজন। রাতারাতি শিপিংয়ের ব্যবহার এবং পেমেন্টের রাশ প্রক্রিয়াকরণ জরুরি পরিস্থিতিতে সীমাবদ্ধ থাকবে।
16. AP বিভাগ চেক প্রক্রিয়া করে এবং প্রতি সপ্তাহে দুবার অর্থ প্রদান করে। এপি ডিপার্টমেন্ট চেক এবং ই-চেক পেমেন্টগুলি বিকল্প দিনে প্রক্রিয়া করা হয়।
17. ছাত্র ফেরতগুলি Bursar এর অফিসে প্রক্রিয়া করা হয়, এবং চেক AP বিভাগের মাধ্যমে সপ্তাহে একবার জারি করা হয়।
18. পেমেন্টের অন্যান্য ধরন (যেমন, ক্রয় আদেশ এবং ক্ষুদ্র নগদ ভাউচার) প্রযোজ্য না হলে নিচের মত করে চেক অনুরোধ পেমেন্ট ব্যবহার করা উচিত। পণ্য ক্রয়ের জন্য কোন আদেশ ক্রয় বিভাগ দ্বারা প্রক্রিয়া করা আবশ্যক.
19. অনুপস্থিত, ডুপ্লিকেট এবং দীর্ঘ বকেয়া চেক অন্য একটি চেক ইস্যু করার আগে তদন্ত করা হবে। সমস্ত তদন্ত শেষ হওয়ার পরে AP বিভাগের অফিসার সহকর্মী সিস্টেমে সমস্ত চেক সমন্বয় প্রক্রিয়া করবেন।
20. প্রতিটি চেক পেমেন্ট ব্যাচের পরে ইতিবাচক বেতন ডেটা ব্যাঙ্কে প্রেরণ করা হয়।
21. এই নীতি সম্পর্কিত যে কোন প্রশ্ন AP বিভাগের কর্মকর্তাকে নির্দেশ করা উচিত। প্রশ্নগুলি ইলেকট্রনিকভাবে প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলিতে পাঠানো যেতে পারে এপফ্রিহুডসন কাউন্টি কমিউনিটি কলেজ. বিকল্পভাবে, AP বিভাগের কর্মকর্তার সাথে (201) 360-4055 এ যোগাযোগ করা যেতে পারে।
মন্ত্রিসভা দ্বারা অনুমোদিত: জুলাই 2021
সম্পর্কিত বোর্ড নীতি: অ্যাকাউন্টিং, অ্যাকাউন্ট প্রদেয়