অ্যাকাউন্টিং - স্থায়ী সম্পদ পদ্ধতি

 

স্থায়ী সম্পদের উপর অ্যাকাউন্টিং বিভাগের পদ্ধতি

সূচনা

এই নথির উদ্দেশ্য হল কলেজের স্থায়ী সম্পদ নীতির সাপেক্ষে হাডসন কাউন্টি কমিউনিটি কলেজের পদ্ধতি এবং নির্দেশিকা, সাধারণভাবে গৃহীত অ্যাকাউন্টিং নীতিমালা (GAAP) নিয়ম এবং সরকারি অ্যাকাউন্টিং স্ট্যান্ডার্ড বোর্ড, GAAP-এর উৎসের প্রয়োজনীয়তা মেনে চলা সহ . এটি স্থায়ী সম্পদের সঠিক রেকর্ড বজায় রাখার উদ্দেশ্যে ব্যবস্থাপনাকে সহায়তা করার উদ্দেশ্যেও। 
কলেজ GAAP নিয়ম অনুযায়ী আর্থিক বিবৃতি প্রস্তুত করে। উপরন্তু, সরকারী প্রবিধানের জন্য কলেজকে অধিগ্রহণের খরচ, অবচয় এবং স্থায়ী সম্পদের নিষ্পত্তি সহ সম্পদের রেকর্ড এবং রক্ষণাবেক্ষণ করতে হবে। স্থায়ী সম্পদের প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে এমন সমস্ত সম্পদ দীর্ঘমেয়াদী সম্পদ হিসাবে বিবেচিত হবে এবং GAAP নিয়ম অনুযায়ী বিবেচিত হবে।

২. উদ্দেশ্য

1. GAAP এবং স্থায়ী সম্পদের রেকর্ডিং এবং চিকিত্সা সংক্রান্ত সমস্ত সরকারী প্রয়োজনীয়তা মেনে চলা।
2. কলেজের স্থায়ী সম্পদের সঠিক রেকর্ড সরবরাহ করা এবং সংজ্ঞা, স্থায়ী সম্পদের মূল্যায়নের পদ্ধতি, দরকারী জীবন এবং অবমূল্যায়নের পদ্ধতি স্থাপন করা।
3. নিশ্চিত করার জন্য যে রেকর্ডগুলি অনুমোদিত কর্মীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকে এবং ক্রয়, নিষ্পত্তি এবং অবচয় সহ স্থায়ী সম্পদ সম্পর্কিত সমস্ত লেনদেন অর্পিত কর্তৃপক্ষ দ্বারা অনুমোদিত হয়।

III. স্থায়ী/মূলধন সম্পদের সংজ্ঞা

কলেজের প্রতিদিনের ক্রিয়াকলাপের জন্য যে সম্পদগুলি অর্জিত হয় এবং যেগুলি থেকে কলেজ কমপক্ষে এক অর্থবছরের সময়কাল থেকে সুবিধা পেতে পারে। বিক্রয়ের জন্য ক্রয়কৃত সম্পদ স্থির সম্পদ হিসাবে গণনা করা হবে না, যেমন ইনভেন্টরি। 

স্থায়ী/মূলধন সম্পদ দুটি বিভাগে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে:

1. বাস্তব সম্পদ
2. অধরা সম্পদ

A. বাস্তব সম্পদ 

টেঞ্জিবল অ্যাসেট হল এমন সম্পদ যা ভৌত পদার্থের অধিকারী, মানে এমন সম্পদ যা স্পর্শ করা যায় এবং অনুভব করা যায়। 
GAAP-এর অধীনে, স্থির (মূর্ত) সম্পদের তিনটি প্রাথমিক বৈশিষ্ট্য রয়েছে:
       1. অর্জিত এবং অপারেশনে ব্যবহারের জন্য রাখা, (যেমন, বিক্রির জন্য রাখা হয়নি);
       2. প্রকৃতিতে দীর্ঘমেয়াদী (1 বছরের বেশি); এবং
       3. শারীরিক পদার্থের অধিকারী।

কলেজের বাস্তব সম্পদগুলির মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যা সময়ে সময়ে পরিবর্তিত হতে পারে:
       1. জমি 
       2. ভবন এবং উন্নতি
       3. লিজহোল্ডের উন্নতি
       4. সরঞ্জাম
       5. লাইব্রেরি বই 
       6. নির্মাণ কাজ চলছে

1) জমি 
GAAP-এর অধীনে, ভূমিকে পৃথিবীর পৃষ্ঠ হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে, যা একটি কাঠামোকে সমর্থন করতে বা ঘাস এবং গাছ জন্মাতে ব্যবহার করা যেতে পারে। জমির একটি অনির্দিষ্ট জীবনকাল আছে। যেমন এটি GAAP নিয়মের অধীনে অবমূল্যায়নযোগ্য নয়। জমি অধিগ্রহণের জন্য করা ব্যয়গুলি এর ব্যয়ের একটি অংশ হিসাবে বিবেচিত হয়। জমির মূল্য নির্ধারণে নিম্নলিখিত ব্যয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে: 

ক) ক্রয় মূল্য (দান করা হলে ন্যায্য বাজার মূল্য)
b) প্রদত্ত কোন কমিশন
গ) সীমাবদ্ধতা ছাড়াই, আইনি ফি, সার্ভেয়ার ফি, স্থপতি এবং শিরোনাম অনুসন্ধান ফি সহ যে কোনও পেশাদার ফি প্রদান করা হয়
d) জমি থেকে কোনো নির্মাণ অপসারণের জন্য প্রদত্ত অর্থ (এই ধরনের ধ্বংসের জন্য উদ্ধার মূল্য বিয়োগ করা উচিত), জমি পরিষ্কার করা
e) অধিগ্রহণের তারিখ পর্যন্ত অর্জিত বা অপ্রদেয় কর


2) বিল্ডিং এবং উন্নতি 

বিল্ডিংকে স্থায়ী কাঠামো হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়, জমির সাথে সংযুক্ত, যার একটি ছাদ রয়েছে এবং দেয়াল দ্বারা ঘেরা। একটি বিল্ডিং খরচ নির্ধারণে নিম্নলিখিত খরচ বিবেচনা করা হয়:

ক) ক্রয় মূল্য (দান করা হলে ন্যায্য বাজার মূল্য)
খ) যে উদ্দেশ্যে অধিগ্রহণ করা হয়েছিল সেই উদ্দেশ্যে ভবনটিকে ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত করার ব্যয়
গ) নির্মাণ খরচ
d) প্রদত্ত পেশাদার ফি, সীমাবদ্ধতা ছাড়াই, বিক্রয় কমিশন, ব্রোকারেজ ফি, পরিদর্শন ফি, বিল্ডিং পারমিট, আইনি ফি, আর্কিটেকচারাল ফি, ইঞ্জিনিয়ারিং ফি, ইত্যাদি।


বিল্ডিং ইমপ্রুভমেন্টকে একটি মূলধন ইভেন্ট হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয় যা একটি বিল্ডিং এর দরকারী জীবন, একটি বিল্ডিং এর মূল্য বা উভয়ই বৃদ্ধি করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি বেসমেন্ট বা অ্যাটিককে অফিসে রূপান্তর করা, দেয়াল বা মেঝে আপগ্রেড করা, অভ্যন্তরীণ বা বাহ্যিক সংস্কার ইত্যাদি।

বিল্ডিং উন্নত করার জন্য ব্যয় করা সমস্ত খরচ উন্নতির খরচ হিসাবে বিবেচিত হয়।

বিল্ডিং রক্ষণাবেক্ষণের খরচ হল সেই খরচ যা একটি সম্পদকে তার আসল দরকারী জীবনের সময় ব্যবহার করা চালিয়ে যেতে দেয়। উদাহরণ স্বরূপ, বিল্ডিং বা এর সিস্টেমের মেরামত (নলনন্দন, হিটিং, এইচভিএসি, পরিষ্কার করা, কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ ইত্যাদি)। এই খরচগুলি বিল্ডিং রক্ষণাবেক্ষণের খরচ হিসাবে বিবেচিত হয় এবং GAAP-এর অধীনে খরচ হিসাবে বিবেচিত হয় এবং মূলধন করা হবে না। তাদের মেরামত এবং রক্ষণাবেক্ষণ খরচ হিসাবে রেকর্ড করা হয়. এই খরচগুলিকে বিল্ডিং রক্ষণাবেক্ষণ খরচ বনাম বিল্ডিং উন্নতির খরচ হিসাবে বিবেচনা করা উচিত কিনা সেদিকে মনোযোগ দেওয়া উচিত। 

3) লিজহোল্ড উন্নতি 

লিজহোল্ডের উন্নতিগুলিকে ইজারা দেওয়া সম্পত্তিতে করা উন্নতি হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয় যা ইজারার মেয়াদ শেষ হওয়ার সময় ইজারাদাতার কাছে ফিরে যেতে হবে। এই ধরনের উন্নতির দরকারী জীবন হল পরিষেবার আনুমানিক জীবন বা ইজারার অবশিষ্ট মেয়াদ, যেটি কম হয়।

4) সরঞ্জাম

সরঞ্জাম হল বাস্তব সম্পদ যা অপারেশনের জন্য ব্যবহার করা হবে। ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত অবস্থায় সরঞ্জাম স্থাপনে জড়িত সমস্ত খরচ সম্পদ মূল্যের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। সরঞ্জামের মূল্য নির্ধারণে নিম্নলিখিত ব্যয়গুলি বিবেচনা করা হয়: 

ক) চুক্তি বা চালানের মূল্য
খ) শুল্ক প্রদান 
গ) মালবাহী খরচ
ঘ) ইনস্টলেশন চার্জ
e) ট্রানজিটের জন্য বীমা চার্জ 
চ) পরীক্ষার জন্য এবং ব্যবহারের প্রস্তুতির জন্য প্রদত্ত চার্জ

কলেজের সরঞ্জামগুলির তালিকায় নিম্নলিখিত আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যা সময়ে সময়ে পরিবর্তন করা যেতে পারে:
    
ক) কম্পিউটার
খ) প্রিন্টার
গ) ফোন
ঘ) অফিসের আসবাবপত্র
e) এয়ার কন্ডিশনার
চ) প্রজেক্টর
ছ) রান্নাঘরের যন্ত্রপাতি
জ) রেফ্রিজারেটর
i) ডিশ ওয়াশার
j) সফটওয়্যার (শুধুমাত্র মালিকানাধীন)

5) নির্মাণ প্রক্রিয়াধীন (সিআইপি)

নির্মাণ কাজ শুরু হলেও এখনও শেষ হয়নি বলে একটি সিআইপি সম্পদ মূল্যবান। CIP সম্পদের জন্য, অবচয় রেকর্ড করা হয় না যতক্ষণ না সম্পদটি পরিষেবায় স্থাপন করা হয়। নির্মাণ সমাপ্ত হলে, একটি সিআইপি সম্পদ নির্দিষ্ট সম্পদে স্থানান্তরিত হওয়ার তারিখ পর্যন্ত সিআইপি-এর সাথে সম্পর্কিত সমস্ত খরচ সহ প্রযোজ্য শিরোনামের অধীনে একটি স্থায়ী সম্পদ হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয় (যেমন, বিল্ডিং, বিল্ডিং উন্নতি, জমির উন্নতি)। একবার এটি একটি স্থির সম্পদ হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হলে, অবচয় গণনা করা হবে (দ্রষ্টব্য: পূর্বে বলা হয়েছে, একটি সম্পদ পরিষেবায় স্থাপন করা হলে অবচয় গণনা করা হয়)।

6) স্থায়ী সম্পদে সিআইপি হস্তান্তর

একটি সম্পদ পরিষেবায় স্থাপন করার পরে, এটির সাথে সম্পর্কিত সমস্ত খরচ যা সিআইপি অ্যাকাউন্টে সংরক্ষিত থাকে তা প্রযোজ্য স্থায়ী সম্পদ অ্যাকাউন্টে স্থানান্তরিত হয়। উদাহরণ স্বরূপ:

   খরচ ধার
     
নিজ নিজ সম্পদ অ্যাকাউন্ট $500,000  
অগ্রগতি অ্যাকাউন্টে নির্মাণ   $500,000
আরো জন্য স্লাইড

 

খ. অদম্য সম্পদ 

অদম্য সম্পদ হল এমন সম্পদ যা ভৌত পদার্থের অধিকারী নয়।

GASB স্টেটমেন্ট নং 51 অধরা সম্পদের অ্যাকাউন্টিং এবং আর্থিক প্রতিবেদনের জন্য নির্দেশিকা প্রদান করে এবং অধরা সম্পদের নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্যগুলি তালিকাভুক্ত করে: 

1. শারীরিক পদার্থের অভাব। 
2. অ-আর্থিক প্রকৃতি (প্রাপ্তি বা প্রিপেইমেন্টগুলি অস্পষ্ট সম্পদ নয়)। 
3. প্রারম্ভিক দরকারী জীবন একটি একক রিপোর্টিং সময়কাল অতিক্রম প্রসারিত. 

গ. ফিক্সড অ্যাসেট অধিগ্রহণ খরচ

GAAP স্ট্যান্ডার্ডগুলির জন্য সাধারণত স্থায়ী সম্পদগুলিকে তাদের ঐতিহাসিক খরচে রেকর্ড করা প্রয়োজন, যার মধ্যে সম্পত্তিটিকে একটি অবস্থান এবং শর্তে তার উদ্দেশ্যমূলক ব্যবহারের জন্য আনার জন্য সমস্ত সাধারণ ব্যয় সহ।

অধিগ্রহণ খরচ ইনস্টলেশন খরচ, সমাবেশ, মালবাহী, গুদামজাতকরণ, বীমা, কর, ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত।

যদি একটি স্থায়ী সম্পদ ক্রয় করা না হয়, কিন্তু দানের মাধ্যমে অর্জিত হয়, তাহলে তার অধিগ্রহণের খরচ হল সেই সম্পদের ন্যায্য বাজার মূল্য এবং সেই সম্পদকে তার উদ্দেশ্যমূলক উদ্দেশ্যে কার্যকর করার সাথে সম্পর্কিত সমস্ত প্রত্যক্ষ খরচ।

একটি স্থায়ী সম্পদের মূল্য একবার রেকর্ড করা হলে, এটি কোন পরিস্থিতিতে পরিবর্তন করা যাবে না।

মূলধনের উদ্দেশ্যে প্রতি সম্পদের পৃথক থ্রেশহোল্ড রয়েছে। যাইহোক, যদি একটি চলমান প্রকল্প থাকে, তাহলে মূলধন ব্যয় নির্ধারণের উদ্দেশ্যে প্রকল্পের সাথে জড়িত সমস্ত স্থায়ী সম্পদের সম্মিলিত মোট হিসাব গ্রহণ করা উচিত। স্থির সম্পদের জন্য কলেজের মূলধন খরচ থ্রেশহোল্ড নিম্নরূপ:

সম্পত্তির ধরন গোবরাট
   
জমি কোন সুযোগ নেই
বিল্ডিং এবং উন্নতি $5,000
ইজারা হোল্ড উন্নতি $5,000
উপকরণ $5,000
লাইব্রেরি বই কোন সুযোগ নেই
অগ্রগতি নির্মাণ প্রযোজ্য নয়
অস্পষ্ট সম্পদ (সফ্টওয়্যার) $5,000
আরো জন্য স্লাইড

D. অবমূল্যায়ন

অবচয়কে সংজ্ঞায়িত করা হয় বাস্তব সম্পদের খরচ বর্তমান ব্যয়ের জন্য বরাদ্দ করার অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া হিসাবে একটি নিয়মতান্ত্রিক এবং যৌক্তিক পদ্ধতিতে সেই সময়কালে যা সম্পদের ব্যবহার থেকে উপকৃত হবে বলে আশা করা হয়। অবচয় হল একটি দখল বা ব্যবহারের খরচ, এবং তাই, সম্পদটি উৎপাদনে স্থাপনের তারিখের পরের মাস থেকে শুরু হওয়া উচিত। এটি সরলরেখা পদ্ধতি বা হ্রাস ভারসাম্য পদ্ধতিতে গণনা করা যেতে পারে। কলেজ সরলরেখা অবচয় পদ্ধতি অনুসরণ করে। তাদের আনুমানিক দরকারী জীবনের তুলনায় সম্পদের অবমূল্যায়ন হয়।
কলেজ বর্তমানে সরলরেখা অবচয় পদ্ধতি ব্যবহার করে মাসিক ভিত্তিতে অবচয় গণনা করে। কলেজের স্থায়ী সম্পদের অবচয় নির্ণয়ের জন্য বিবেচনার জন্য আনুমানিক জীবনের সময়কাল নিম্নরূপ:

সম্পত্তির ধরন দরকারী জীবন
   
জমি প্রযোজ্য নয়
ভবন এবং উন্নতি সম্পদের অবশিষ্ট জীবন
উন্নতি সম্পদের অবশিষ্ট জীবন
উপকরণ  
               কম্পিউটার (আই-প্যাড সহ) এবং প্রিন্টার 4 বছর
               ফোন সিস্টেম 5 বছর
               সফটওয়্যার 7 বছর
               অফিস আসবাবপত্র এবং এসি 7 বছর
               গৃহস্থালির কাজে ব্যবহৃত যন্ত্রপাতি 7 বছর
               ডিশওয়াশার এবং রেফ্রিজারেটর 10 বছর
               ফায়ার প্যানেল 15 বছর
গ্রন্থাগার বই 5 বছর
অগ্রগতি নির্মাণ প্রযোজ্য নয়
আরো জন্য স্লাইড

অবচয় গণনা করার সময় নিম্নলিখিত তথ্যগুলি বিবেচনা করা হয়:

1) ক্রয়ের তারিখ;
2) একটি সম্পদের মোট খরচ;
3) একটি সম্পদের দরকারী জীবন;
4) অবচয় পদ্ধতি (সরল রেখা); এবং
5) উদ্ধার বা অবশিষ্ট মূল্য (একটি সম্পদের দরকারী জীবন শেষে বিক্রয় মূল্য), যদি থাকে।

সাধারণত, একটি সম্পদের দরকারী জীবন শেষে, মোট জমাকৃত অবচয় সম্পদের মোট খরচের সমান হয় যেকোন উদ্ধার মূল্য বিয়োগ করে।
উদাহরণস্বরূপ, অনুমান করুন কলেজ $110,000 এর জন্য একটি স্থায়ী সম্পদ কিনেছে। সরলরেখা পদ্ধতি ব্যবহার করে সম্পদের দরকারী আয়ু দশ (10) বছর অনুমান করা হয়। 10 বছরের শেষে, সম্পদের একটি উদ্ধার মূল্য $10,000 আছে। 

প্রতি বছর অবচয় = (খরচ - উদ্ধার মূল্য)/আনুমানিক জীবন
                                      = ($110,000-$10,000)/10
                                      = $100,000/10
                                      = $10,000 প্রতি বছর
10 বছর পর, সম্পদের মোট অবচয় $100,000 (10 বছর' x $10,000)। উপরে উল্লিখিত হিসাবে, মোট অবচয় মোট খরচ বিয়োগ উদ্ধার মূল্যের সমান। 
($110,000-$10,000=$100,000)।

E. স্থায়ী সম্পদের প্রতিবন্ধকতা 

কলেজ স্থায়ী সম্পদের ক্ষতি সংক্রান্ত GASB-এর স্টেটমেন্ট নং 42 অনুসরণ করে। বিবৃতি নং 42 মূলধন সম্পদের প্রতিবন্ধকতা ক্ষতি পরিমাপের জন্য নির্দেশিকা রয়েছে।
একটি সম্পদ প্রতিবন্ধী হিসাবে বিবেচিত হয় যখন পরিষেবার জন্য এর উপযোগিতা উল্লেখযোগ্যভাবে এবং অপ্রত্যাশিতভাবে হ্রাস পায়; অর্থাৎ, এমন কিছু ঘটে যা সম্পদের স্বাভাবিক জীবনচক্রের মধ্যে থাকে না।
অবমূল্যায়নের প্রভাব যখন অবমূল্যায়ন ব্যয়ের মাধ্যমে বা সম্পদ নিষ্পত্তি করা হয় তার পরিবর্তে যখন ঘটে তখন রিপোর্ট করা প্রয়োজন।

F. সম্পদের নিষ্পত্তি 

একটি স্থির সম্পদের নিষ্পত্তি ঘটে যখন একটি কোম্পানিকে যে কোন কারণে তার সম্পদ বিক্রি করতে হয় (তার দরকারী জীবন শেষ হোক বা সম্পদের বিনিময় হোক)। সংক্ষেপে, এটি একটি স্থায়ী সম্পদ বিক্রি করছে।
একটি সম্পদ নিষ্পত্তির সম্ভাব্য উপায় নিম্নরূপ:

1) এটি তৃতীয় পক্ষের কাছে বিক্রি করা যেতে পারে
2) এটি স্ক্র্যাপ হিসাবে বিক্রি করা যেতে পারে
3) এটি দান করা যেতে পারে
4) এটি একটি প্রতিষ্ঠানের যে কোনও কর্মচারীর কাছে বিক্রি করা যেতে পারে
5) একটি নতুন সম্পদ কেনার সময় এটি ট্রেড করা যেতে পারে
6) এটি অন্য বিভাগে স্থানান্তর করা যেতে পারে

একটি সম্পদ নিষ্পত্তি করতে ব্যবহৃত প্রক্রিয়া নির্বিশেষে, সমস্ত সম্পদ নিষ্পত্তি কন্ট্রোলার দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে। নিষ্পত্তিকৃত সম্পদ বিক্রয়ের সময় সম্পদের বাজার মূল্যে বিক্রি করা উচিত।
একবার নিষ্পত্তি হয়ে গেলে, সম্পদটি ব্যালেন্স শীট থেকে মুছে ফেলা হয় এবং একটি জার্নাল এন্ট্রি ব্যবহার করে লাভ/ক্ষতি রেকর্ড করা হয়। 
উদাহরণস্বরূপ, অনুমান করুন একটি কোম্পানি $10,000 এর জন্য একটি সম্পদ কিনেছে। বর্তমান সময়ে, এর পুঞ্জীভূত অবচয় $8,000। সংস্থাটি সম্পদের নিষ্পত্তি করতে চায়। সম্পদের বাজার মূল্য $3,000। আর্থিক বিবৃতিতে নিম্নলিখিত এন্ট্রি করা উচিত:

  খরচ ধার
     
নগদ $3,000  
সঞ্চিত অবচয় $8,000  
একটি সম্পদ নিষ্পত্তি লাভ   $1,000
নিজ নিজ সম্পদ অ্যাকাউন্ট     $10,000
আরো জন্য স্লাইড

                                 যদি সম্পদের বাজার মূল্য $1,500 হয়, তাহলে নিম্নলিখিত এন্ট্রি করা উচিত:

  খরচ ধার
     
নগদ $1,500  
সঞ্চিত অবচয় $8,000  
একটি সম্পদের নিষ্পত্তিতে ক্ষতি $500  
নিজ নিজ সম্পদ অ্যাকাউন্ট     $10,000
আরো জন্য স্লাইড

যদি সম্পদ বিক্রিতে কোনো লাভ বা ক্ষতি না হয়, যার অর্থ বাজার মূল্য সম্পদের অবশিষ্ট ব্যালেন্সের সমান (এই উদাহরণের জন্য $2000), তাহলে নিম্নলিখিত এন্ট্রি রেকর্ড করা উচিত:

  খরচ ধার
     
নগদ $2,000  
সঞ্চিত অবচয় $8,000  
নিজ নিজ সম্পদ অ্যাকাউন্ট   $10,000
আরো জন্য স্লাইড

যদি কোম্পানী একটি সম্পদ বাতিল করে থাকে, যার মানে দরকারী জীবনের পরে কোন উদ্ধার মূল্য নেই, তাহলে নিম্নলিখিত এন্ট্রি করা উচিত:

  খরচ ধার
     
সঞ্চিত অবচয় $10,000  
নিজ নিজ সম্পদ অ্যাকাউন্ট    $10,000
আরো জন্য স্লাইড

সম্পদের নিষ্পত্তি এবং একটি সঠিক উপায়ে সেগুলি রেকর্ড করার পিছনে মূল উদ্দেশ্য হল একটি প্রতিষ্ঠানের একটি পরিষ্কার ব্যালেন্স শীট উপস্থাপন করা যাতে এটি হাতে প্রকৃত সম্পদ প্রতিফলিত করে।

জি. দায়িত্ব

কলেজের সমস্ত স্টাফ সদস্যদের স্থির সম্পদ রক্ষা করা এবং নিশ্চিত করা যে এই সম্পদগুলি শুধুমাত্র তাদের অনুমোদিত উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা হয় এবং ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য নয়।

মূল্যায়নের সময় এবং স্থায়ী সম্পদের অবচয় গণনা করার সময় গুরুত্বপূর্ণ সমস্ত কারণ বিবেচনা করা সহ সমস্ত স্থায়ী সম্পদের রেকর্ড সঠিকভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্যও কন্ট্রোলার দায়ী। সম্পদ রেজিস্টার একটি সময়মত পদ্ধতিতে রক্ষণাবেক্ষণ করা আবশ্যক.

স্থায়ী সম্পদের রেকর্ড পর্যালোচনা এবং সুপারিশের জন্য সমস্ত বিভাগীয় প্রধানদের কাছে প্রচার করা উচিত, যদি থাকে। যদি কোন প্রস্তাবিত পরিবর্তন থাকে, তাহলে কন্ট্রোলারকে অবহিত করা উচিত এবং যথাযথ সংশোধন করা উচিত।

অ্যাকাউন্টিং বিভাগ নিম্নলিখিতগুলির সঠিক রেকর্ড বজায় রাখার জন্যও দায়ী:

        1. কেনার তারিখ
        2. তারিখ সম্পদ সেবা করা হয়
        3. প্রস্তুতকারক এবং বিক্রেতার বিবরণ
        4. মডেল নম্বর (যদি থাকে)
        5. সম্পদের বিস্তারিত বিবরণ
        6. সম্পদের অবস্থান
        7. একটি সম্পদ অর্জনের জন্য তহবিল এবং এর উত্স
        8. ওয়ারেন্টি (যদি থাকে)
        9. বীমা বিবরণ (যদি থাকে)
        10. সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্ট নম্বর

অ্যাকাউন্টিং বিভাগ চালানগুলির হার্ড এবং সফ্ট কপি এবং সমস্ত সমর্থনকারী ডকুমেন্টেশন বজায় রাখার জন্যও দায়ী যাতে অডিটের উদ্দেশ্যে বা অন্যথায় প্রয়োজন হলে সেগুলি সহজেই পাওয়া যায়।

মন্ত্রিসভা দ্বারা অনুমোদিত: জুলাই 2021
সম্পর্কিত বোর্ড নীতি: অ্যাকাউন্টিং, স্থায়ী সম্পদ

ফিরে Policies and Procedures