ভ্রমণের প্রতিদান সংক্রান্ত এই নীতির উদ্দেশ্য হল হাডসন কাউন্টি কমিউনিটি কলেজের ("কলেজ") কর্মচারী ভ্রমণ প্রতিদান নীতি নির্দেশিকাগুলি অনুমোদিত ব্যবসায়িক ভ্রমণের সাথে যুক্ত যুক্তিসঙ্গত এবং প্রয়োজনীয় খরচের জন্য।
কলেজ এবং এর ট্রাস্টি বোর্ড ("বোর্ড") নিশ্চিত করতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ যে অফিসিয়াল কলেজ ব্যবসায় ভ্রমণকারী স্টাফ এবং ফ্যাকাল্টি সদস্যরা খরচ বহন করার ক্ষেত্রে একই যত্ন ব্যবহার করে যা একজন বিচক্ষণ ব্যক্তি তাদের নিজস্ব খরচে ব্যক্তিগত ব্যবসায় ভ্রমণ করলে অনুশীলন করবে। অনুমোদিত ভ্রমণের জন্য ব্যয় কলেজ ভ্রমণ নীতি এবং পদ্ধতি অনুসারে পরিশোধযোগ্য।
বোর্ড এই নীতি বাস্তবায়নের জন্য পদ্ধতি এবং নির্দেশিকা তৈরি করার দায়িত্ব রাষ্ট্রপতিকে অর্পণ করে। অর্থ অফিস সমস্ত প্রাসঙ্গিক কর্মে এই নীতির সাথে সম্মতি নিশ্চিত করবে।
অনুমোদিত: জুন 2021
দ্বারা অনুমোদিত: ট্রাস্টি বোর্ড
বিভাগ: অ্যাকাউন্টিং
উপশ্রেণি: ভ্রমণ প্রতিদান
পর্যালোচনার জন্য নির্ধারিত: জুন 2024
দায়িত্বশীল অফিস(গুলি): অর্থ
সূচনা
এই ভ্রমণ পদ্ধতির উদ্দেশ্য হল অফিসিয়াল হাডসন কাউন্টি কমিউনিটি কলেজ ("কলেজ") ব্যবসায় ভ্রমণের সময় নিউ জার্সির রাজ্যের কর্মচারী হিসাবে সংজ্ঞায়িত সমস্ত কর্মীদের জন্য প্রাথমিক নির্দেশিকাগুলি সেট করা৷ এই পদ্ধতির উদ্দেশ্য হল যে ব্যক্তিগত ভ্রমণকারী অফিসিয়াল কলেজ ব্যবসায় ভ্রমণ করার সময় ব্যক্তিগত তহবিল লাভ বা হারান না। সমস্ত প্রতিদানযোগ্য ভ্রমণ যেকোন ভ্রমণের আগে অনুমোদিত হতে হবে। সমস্ত অনুমোদিত ভ্রমণ লক্ষ্য অর্জন বা একটি নির্দিষ্ট বিভাগের দায়িত্ব পূরণের জন্য অপরিহার্য হতে হবে এবং কলেজের জন্য সবচেয়ে অর্থনৈতিক এবং ব্যবহারিক পদ্ধতিতে পরিচালিত হতে হবে।
ক খাবার ভাতা - গ্র্যাচুইটি সহ, কলেজ সাধারণ পরিষেবা প্রশাসন ("GSA") দ্বারা বাস্তবায়িত হিসাবে প্রতিদিন ফেডারেল হারের অনুমতি দেয়। রসিদ অবশ্যই খরচ সমর্থন করবে. কনফারেন্স বা অ্যাসোসিয়েশন রেজিস্ট্রেশন ফি অন্তর্ভুক্ত কোনো খাবার খরচ জন্য প্রতিদান জন্য কোন অনুরোধ করা উচিত নয়. অবস্থানের উপর ভিত্তি করে রেট সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য, অনুগ্রহ করে নির্দেশিকা পর্যালোচনা করুন https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
খ. স্বয়ংক্রিয় ভাতা - যদি স্থানীয় বা স্বল্প দূরত্বের ভ্রমণের কারণে কর্মচারীর ব্যক্তিগত অটোমোবাইল ব্যবহারের প্রয়োজন হয়, তবে কর্মচারীকে ভ্রমণের দূরত্বের প্রমাণ এবং খরচের রসিদ সহ উপযুক্ত মাইলেজ হার, টোল এবং পার্কিং-এ পরিশোধ করা হবে। প্রযোজ্য মাইলেজ হার সাধারণত IRS অনুমোদিত হার।
গ. রসিদ - সমস্ত খরচ পরিশোধের জন্য প্রয়োজনীয়। সমর্থন রসিদ ছাড়া কোনো খরচ পরিশোধ করা হবে না.
6. অ্যাকাউন্টিং বিভাগে ভ্রমণ প্রতিশোধের ফর্ম জমা দেওয়ার আগে, কর্মচারীকে কর্মচারীর তত্ত্বাবধায়ক এবং উপযুক্ত ডিন বা নির্বাহী অফিসারের কাছে ফর্ম এবং সহায়ক ডকুমেন্টেশন জমা দিতে হবে অনুমোদন এবং নিশ্চিতকরণের জন্য যে দাবিকৃত পরিশোধযোগ্য খরচগুলি সীমা এবং ভাতার মধ্যে রয়েছে। কলেজটি। এটা অপরিহার্য যে একজন কর্মচারীর সুপারভাইজার শুধুমাত্র "যৌক্তিক এবং প্রয়োজনীয়" খরচের জন্য প্রতিদান অনুরোধ পর্যালোচনা করে এবং অনুমোদন করেন। নীতি বা পদ্ধতিতে তালিকাভুক্ত না থাকা একটি নির্দিষ্ট আইটেম অনুমোদনের জন্য জমা দেওয়া হলে সুপারভাইজারকে ব্যবসায়িক রায় ব্যবহার করার জন্য অভিযুক্ত করা হয়।
7. ভ্রমণের অনুরোধ (পরিশিষ্ট A) এবং ভ্রমণ প্রতিদান (পরিশিষ্ট B) ফর্ম কলেজ ফিনান্স পোর্টালে উপলব্ধ।
২. অনুমোদন
এই পদ্ধতিটি সমস্ত প্রশাসনিক কর্মচারী, অনুষদ এবং কর্মচারী এবং কলেজের পক্ষে ভ্রমণের জন্য অনুমোদিত অন্যদের অন্তর্ভুক্ত করে। এই পদ্ধতির সাথে সম্মতি কলেজ ব্যবসায় ভ্রমণকারী ব্যক্তির দায়িত্ব। এই পদ্ধতিটি তহবিলের উৎস নির্বিশেষে সমস্ত ভ্রমণের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
যদি ভ্রমণের প্রতিদান একটি অনুদান বা চুক্তি থেকে হয়, তাহলে কর্মচারীকে অবশ্যই পূর্বানুমতি নিতে হবে Grants অনুদান বা চুক্তির শর্তাবলী অনুসারে সমস্ত প্রত্যাশিত ভ্রমণ খরচ প্রতিদানের জন্য অনুমোদিত হবে তা প্রতিষ্ঠা করার জন্য অফিস বা কলেজ অ্যাকাউন্টিং বিভাগ।
অফিসিয়াল কলেজের ব্যবসায় ভ্রমণকারী স্টাফ সদস্যরা তাদের নিজস্ব খরচে ব্যক্তিগত ব্যবসায় ভ্রমণ করলে যেভাবে একজন বিচক্ষণ ব্যক্তি ব্যায়াম করবেন খরচ বহন করার ক্ষেত্রে একই যত্ন ব্যবহার করবেন বলে আশা করা হয়। অনুমোদিত ভ্রমণের জন্য ব্যয় শুধুমাত্র এই কলেজ ভ্রমণ পদ্ধতি অনুযায়ী পরিশোধযোগ্য।
উ: ভ্রমণ অনুমোদন
সমস্ত সম্মেলন, সম্মেলন, কর্মীদের প্রশিক্ষণ, কর্মশালা এবং সেমিনার ভ্রমণের জন্য এই পদ্ধতি অনুসারে পূর্ব অনুমোদন প্রয়োজন।
B. অনুমোদিত খরচ
প্রতিদান ভ্রমণ খরচ কলেজের অফিসিয়াল ব্যবসা লেনদেনের জন্য প্রয়োজনীয় খরচের মধ্যে সীমাবদ্ধ। কেবলমাত্র তার অফিসিয়াল দায়িত্ব পালনে ভ্রমণকারীর সাধারণ স্বাচ্ছন্দ্যের সাথে সম্পর্কিত প্রকৃত এবং প্রয়োজনীয় ব্যয়গুলিই পরিশোধ করা হবে। ব্যবসায়িক খরচ অবশ্যই যুক্তিসঙ্গত এবং প্রয়োজনীয় হতে হবে। টিপস, গ্র্যাচুইটি এবং অনুরূপ ফিগুলির জন্য প্রতিদানের অনুমতি দেওয়া হয় যদি প্রদত্ত পরিমাণগুলি স্বাভাবিক স্বীকৃত মানগুলির মধ্যে থাকে।
গ. অসাধারণ ব্যয়
অস্বাভাবিক বা অস্বাভাবিক খরচের প্রতিদানের জন্য অনুরোধ যা হয় ভ্রমণের আগে প্রত্যাশিত হতে পারে না, অথবা যেগুলি সর্বাধিক অনুমোদিত হার অতিক্রম করে, সেগুলি প্রতিদানের আগে অনুমোদন সাপেক্ষে৷ সমস্ত উপযুক্ত সহায়ক নথিপত্র সহ, যা অবশ্যই অনুমোদনের জন্য যথাযথ বিভাগের প্রধান, ডিন বা ভাইস প্রেসিডেন্টের কাছে পাঠাতে হবে৷ রাষ্ট্রপতিকে নির্বাহী কর্মকর্তা বা ট্রাস্টিদের জন্য অসাধারণ পরিস্থিতি অনুমোদন করতে হবে। তারপরে নথিভুক্ত অনুমোদনটি প্রযোজ্য ফর্মগুলির সাথে সংযুক্ত করা উচিত এবং পরিশোধের জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ে জমা দেওয়া উচিত।
D. বিশেষ শর্ত
যে কর্মচারীদের কোন বিশেষ ভ্রমণের প্রয়োজন আছে তাদের এই নীতিগুলিতে স্পষ্টভাবে সম্বোধন করা হয়নি তাদের অনুমোদনের জন্য উপযুক্ত বিভাগের প্রধান, ডিন বা ভাইস প্রেসিডেন্ট এবং প্রয়োজনে কলেজ সভাপতির সাথে যোগাযোগ করা উচিত।
III. প্রক্রিয়া
A. অনুমোদন প্রক্রিয়া
B. ভ্রমণ অনুরোধ ফর্ম প্রস্তুত এবং বিতরণ
C. কর্মী প্রশিক্ষণ
একজন কর্মচারীর দক্ষতা বাড়াতে, প্রযুক্তিগত উন্নয়নে বর্তমান দক্ষতা বজায় রাখতে এবং/অথবা জ্ঞান/নতুন তথ্য অর্জনের জন্য অনুরোধ করা স্টাফ প্রশিক্ষণের জন্য স্টাফ সদস্যের সুপারভাইজারের প্রাক-অনুমোদন প্রয়োজন। ভ্রমণের সাথে জড়িত থাকলে, একটি ভ্রমণ অনুরোধ ফর্মও প্রস্তুত করতে হবে এবং এই পদ্ধতি অনুসারে অনুমোদনের জন্য জমা দিতে হবে। উপরে উল্লিখিত হিসাবে, ভাড়ার যানবাহন এবং রাতারাতি থাকার জন্য একটি ভ্রমণ অনুরোধ ফর্ম প্রয়োজন, খরচ নির্বিশেষে।
V. পরিবহন
যেখানেই ব্যবহারিক, ভ্রমণকারীরা পরিবহনের সবচেয়ে লাভজনক উপায় ব্যবহার করবে বলে আশা করা হয়। প্রশাসনিক ভ্রমণে একটি কলেজ-মালিকানাধীন, ব্যক্তিগত বা ভাড়া করা যানবাহন, একটি পাবলিক ক্যারিয়ার, ট্যাক্সি বা গাড়ি পরিষেবা ব্যবহার জড়িত থাকতে পারে।
উঃ কলেজের যানবাহন
কলেজের যানবাহনগুলি শুধুমাত্র কলেজ-সম্পর্কিত ভ্রমণের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে এবং ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য নয় যদি না ট্রাস্টি বোর্ড দ্বারা বিশেষভাবে অনুমোদিত হয়। অপারেটরদের অবশ্যই সমস্ত প্রযোজ্য যানবাহন আইন এবং প্রবিধান মেনে চলতে হবে, একটি বৈধ ড্রাইভিং লাইসেন্স থাকতে হবে, এবং কলেজের যানবাহন ব্যবহারের সময় বা তার ফলে যে সমস্ত যানবাহন লঙ্ঘন এবং চলমান লঙ্ঘনের জন্য জরিমানার জন্য ব্যক্তিগতভাবে দায়ী।
কলেজের যানবাহন রিজার্ভ করার এবং তোলার ব্যবস্থা কলেজের সুবিধা বা নিরাপত্তা অফিসে করতে হবে। সিকিউরিটি অফিস কলেজ যানবাহনের জন্য অনুমোদিত ড্রাইভারদের একটি তালিকা বজায় রাখে। কলেজের যানবাহন ব্যবহার করার সময় অসাধারণ খরচ (যেমন, টায়ার মেরামত, যানবাহনের অংশ মেরামত) একটি পর্যাপ্ত লিখিত ব্যাখ্যা প্রদান এবং রসিদ জমা দেওয়া এবং অনুমোদিত হলে পরিশোধযোগ্য।
B. ব্যক্তিগত মালিকানাধীন যানবাহন
অফিসিয়াল ব্যবসার জন্য ব্যক্তিগত মালিকানাধীন যানবাহন ব্যবহারকারী স্টাফ সদস্যদের অভ্যন্তরীণ রাজস্ব পরিষেবা (IRS) দ্বারা নির্দিষ্ট হারে মাইলেজের জন্য পরিশোধ করা হবে। টোল এবং পার্কিং ফি এর জন্য খরচ যে খরচ হয়েছে তার থেকে পরিশোধ করা হবে।
গ. ভাড়ার যানবাহন
কিছু অস্বাভাবিক পরিস্থিতিতে, যেমন পাবলিক ট্রান্সপোর্টের অনুপলব্ধতা বা ভ্রমণের অন্যান্য পদ্ধতির অ-সম্ভাব্যতা, একটি গাড়ি ভাড়ার প্রয়োজন হতে পারে। এই ধরনের ক্ষেত্রে, খরচ নির্বিশেষে, কর্মচারী ভ্রমণের তারিখের আগে ভ্রমণ অনুরোধ ফর্মে একটি ভাড়া গাড়ির ব্যবহারের জন্য একটি লিখিত যুক্তি প্রদান করবে। ন্যায্যতা ভাড়ার প্রয়োজনীয়তা উদ্ধৃত করবে, কেন অন্যান্য পরিবহন উপলব্ধ বা ব্যবহার করা সম্ভব নয় তার কারণগুলি প্রদান করবে এবং আনুমানিক মোট খরচ অন্তর্ভুক্ত করবে। অনুমোদন, মঞ্জুর করা হলে, একটি অর্থনীতি বা মাঝারি আকারের গাড়ির ভাড়ার মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকবে। ভাড়ার যানবাহনগুলিকে অবশ্যই প্রচলিত বাজারের হারের চেয়ে বেশি মূল্য দিতে হবে না এবং এই খরচের জন্য ট্রাভেল ভাউচারের সাথে মূল এবং রিটার্নের পয়েন্টে ভাড়া চুক্তি ওডোমিটার রিডিংয়ের মূল কপি এবং অর্থপ্রদানের প্রমাণ অবশ্যই সংযুক্ত করতে হবে reimbursed করা
D. পাবলিক ক্যারিয়ার
গন্তব্যে এবং থেকে ভ্রমণ সবচেয়ে সরাসরি এবং অর্থনৈতিক রুট দ্বারা হওয়া উচিত। একটি পাবলিক ক্যারিয়ারের (যেমন, রেল, বাস, বিমান) ভ্রমণের প্রকৃত খরচের উপর ভিত্তি করে প্রতিদান দেওয়া হয়। রেল এবং বিমান ভ্রমণের জন্য আসল রসিদ প্রয়োজন। প্লেন ও ট্রেন ভ্রমণের জন্য কোচ বা ইকোনমি ক্লাস ব্যবহার করা হবে।
ই. ট্যাক্সি এবং এয়ারপোর্ট কার সার্ভিস
প্রয়োজনীয় ট্যাক্সিক্যাব চার্জ অনুমোদিত, কিন্তু শুধুমাত্র যেখানে পাবলিক ট্রান্সপোর্ট সহজলভ্য নয়, ব্যবহারিক বা জরুরী ক্ষেত্রে। নিয়মিতভাবে নির্ধারিত গাড়ি পরিষেবাগুলি একজন কর্মচারীর বাড়ি এবং বিমানবন্দর থেকে/থেকে এবং বিমানবন্দর এবং ভ্রমণের গন্তব্যে/থেকে ব্যবহার করা যেতে পারে যখন পাবলিক ট্রান্সপোর্ট উপলব্ধ না হয় বা ব্যবহারিক হয়, এবং শুধুমাত্র যদি গাড়ি পরিষেবাটি ট্যাক্সির চেয়ে কম ব্যয়বহুল হয়।
VI. সম্মেলন, সম্মেলন, স্টাফ প্রশিক্ষণ, কর্মশালা
A. সংজ্ঞা: সম্মেলন ভ্রমণ এবং সম্মেলন ভ্রমণকে ভ্রমণ হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয় যা কর্মচারীর দায়িত্ব এবং দায়িত্বের সাথে সরাসরি সম্পর্কিত নয় তবে যা করা হয়:
মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের বাইরে ভ্রমণ, খরচ নির্বিশেষে, ডিন, ডিভিশন ভাইস প্রেসিডেন্ট, এবং কলেজ সভাপতির অনুমোদন প্রয়োজন।
B. খরচ: কনভেনশন, কনফারেন্স, স্টাফ ট্রেনিং, ওয়ার্কশপ, ট্রেনিং সেমিনার এবং 24-ঘণ্টার বেশি সময়ের ভ্রমণের জন্য রাতারাতি থাকার প্রয়োজন (যে পরিস্থিতিতে প্যাকেজ ব্যবস্থায় নির্ধারিত ক্রিয়াকলাপের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ হিসাবে থাকার ব্যবস্থা এবং খাবার অন্তর্ভুক্ত) অনুমোদিত ( GSA) প্রতি দিন প্রতিদান (প্রতি ইউনিয়ন চুক্তি) প্রকৃত যুক্তিসঙ্গত ব্যয়ের মধ্যে সীমাবদ্ধ।
C. দিনের ভ্রমণ: একদিনের ভ্রমণের জন্য খাবার যাতে রাতারাতি থাকার ব্যবস্থা থাকে না, সেসব পরিস্থিতিতে ব্যতীত ফেরত দেওয়া হয় না যেখানে ভ্রমণ এমন এলাকায় হতে পারে যেখানে খাবারের খরচ কলেজের আশেপাশে বা আশেপাশে থাকা এলাকাগুলির চেয়ে বেশি, বা যেখানে একটি দিনের ভ্রমণের দৈর্ঘ্য একটি অতিক্রম করে। সাধারণ কাজের দিন।
D. থাকার খরচ: আবাসন এবং খাবারের জন্য ব্যয় সম্পূর্ণরূপে পরিশোধযোগ্য যা একটি সম্মেলন, সম্মেলন, কর্মীদের প্রশিক্ষণ, ইত্যাদির নির্ধারিত কার্যক্রমের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। যখন থাকার ব্যবস্থা ইভেন্টের একটি অবিচ্ছেদ্য উপাদান নয়, তখন কর্মচারীরা একটি বিজনেস ক্লাস হোটেলে একটি একক স্ট্যান্ডার্ড রুমের জন্য প্রতিদান পাওয়ার অধিকারী।
E. রেজিস্ট্রেশন ফি: সম্মেলন বা কর্মশালার জন্য নিবন্ধন ফি পরিশোধযোগ্য। মূল প্রদত্ত রসিদ অবশ্যই নিবন্ধন ফি জমা দিতে হবে।
F. বর্জিত ব্যয়
VII. সম্ভাব্য কর্মচারী এবং অতিথি স্পিকার
সম্ভাব্য কর্মচারী এবং অতিথি বক্তাদের ভ্রমণ ব্যয়গুলি অবশ্যই এই পদ্ধতিতে সেট করা কলেজ ব্যবসায় ভ্রমণকারী স্টাফ সদস্যদের একই শর্ত, সীমাবদ্ধতা এবং প্রয়োজনীয়তার অধীনে অনুমোদিত এবং পরিশোধ করতে হবে; যাইহোক, সম্ভাব্য কর্মচারী এবং অতিথি বক্তাদের ভ্রমণের প্রতিদান বিবেচনাধীন।
ট্রাস্টি বোর্ডের অনুমোদন ব্যতীত চলমান ব্যয়ের জন্য প্রতিদান অনুমোদিত হবে না।
ডিন, ডিপার্টমেন্ট হেড, বা সার্চ কমিটির চেয়ার ব্যক্তিকে ভ্রমণ পরিচালনার নীতি এবং পদ্ধতি সম্পর্কে অবহিত করার জন্য দায়ী, বিশেষ করে যেহেতু তারা কভার করা এবং বাদ দেওয়া ব্যয়ের সাথে সম্পর্কিত, এবং কীভাবে ভ্রমণ খরচের জন্য প্রতিদান পেতে হয়। অনুমোদিত খরচের জন্য, পদ্ধতিটি নিম্নরূপ:
অষ্টম। ভ্রমণ ব্যয়ের প্রতিদান
একটি ট্রাভেল রিইম্বারসমেন্ট ভাউচার (পরিশিষ্ট B) সম্মেলন বা ট্রিপ শেষ হওয়ার দুই (2) সপ্তাহের মধ্যে সম্পূর্ণ করতে হবে এবং জমা দিতে হবে। অনুমোদিত ভ্রমণ ব্যয় ভাউচারগুলিকে ফেরত দেওয়ার জন্য অনুরোধ করা সমস্ত খরচের জন্য সমস্ত মূল রসিদ এবং সমর্থনকারী নথি (শংসাপত্র/সাইন-ইন শীট) সহ বিজনেস অফিসের অ্যাকাউন্টস প্রদেয় বিভাগে জমা দিতে হবে।
মন্ত্রিসভা দ্বারা অনুমোদিত: জুলাই 2021
সম্পর্কিত বোর্ড নীতি: অ্যাকাউন্টিং, ভ্রমণ প্রতিদান